21 actions pour améliorer son organisation au quotidien

#29 Marre des journées à rallonge ?

Hello c’est Baptiste, comment ça va ce lundi ? La tête dans le guidon ? (bon vaut mieux l’avoir dans le guidon qu’au sol…). ✌

Je vous propose de commencer la semaine avec une question pour prendre un peu de recul :

Question :

Comment vivez-vous vos journées ?

🌙 Vous avez l’impression qu’elles n’en finissent pas ?

🔎 Que vous passez votre temps à chercher des infos ?

🤯 Que votre cerveau reste bloqué longtemps sur un même sujet ?

Chez Pimpant, quand on a décidé de basculer en Semaine de 4 Jours, on a voulu optimiser nos journées pour faire avancer le projet plus vite, tout en augmentant notre bien-être au travail.

Résultat : on a mis en commun nos meilleures astuces pour optimiser nos journées. 👇

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🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

• ⏰ Comment bien gérer son temps ?

• 📅 Comment gérer ses priorités ?

• 🎨 Comment rester créatif ?

• 🏃‍♂️ Comment arrêter de courir après les infos ?

⏳ Temps de lecture : 3 minutes

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⏰ 5 tips pour faire +, en - de temps (+1 bonus)

1. ✨ Se fixer des plages horaires : Vous bloquez sur un sujet ? Vous vous dites “allez je suis lancé” ? Meilleur moyen de finir tard tous les soirs car ce genre de situation arrive tous les jours. Allez hop, on se fixe des limites horaires et on revient frais et pimpant le lendemain. Bonus : vous allez avoir du temps pour vos proches, du temps pour vos activités et vous allez revenir le lendemain avec de nouvelles idées !

2. 🧠 Limiter les réunions à 40 min : Selon l’Ifop, les réunions des cadres dureraient en moyenne 1h19. Imaginez quand vous avez 3 réunions le lundi. Ajoutez à cela 20 min pour se reconcentrer sur une tâche. La journée est vite foutue. Chez Pimpant, on limite les réunions à 40 min maximum. C’est le temps limite d’attention de notre cerveau.

3. ✅ Anticiper le contenu des réunions grâce à des ODJ : C’est bien les réunions de 40 min… mais si l’on met 15 min à démarrer en se racontant nos week-ends et que l’on se demande ce qu’on fait là, c’est mal parti. Pour y remédier, avant chaque réunion, celui qui l’organise doit envoyer une page Notion contenant un objet du jour. Ça permet d’y réfléchir en amont et de rentrer rapidement dans le vif du sujet.

4. 🔒 Bloquer du temps dans son agenda : Le lundi matin, vous listez tout ce que vous avez à faire et vous faites tout au feeling selon vos envies et inspirations du moment ? Meilleur moyen de se sentir submergé lorsqu’il y a un imprévu ou une deadline importante. La clé ? Le “time-blocking”. Prenez votre Google Agenda et bloquez des créneaux dédiés à certaines tâches. Vous balayez les sujets un à un au fil de la semaine sans rien oublier, et en les traitant par ordre de priorité.

5. 🚀 Bloquer des journées sans réunions : On l’a vu juste au-dessus, il faut en moyenne 20 à 25 min pour se reconcentrer entre deux réunions. Si vous avez des sujets stratégiques à traiter, on vous conseille de les étudier lors de journées sans réunion. Essayez de regrouper toutes vos réunions sur 1 ou 2 journées et les 3 jours restants, vous pouvez vraiment avancer et apporter de la valeur.

6. 😎 (Bonus) Travailler loin des distractions : Un conseil qui peut paraître simple, mais qui est en réalité redoutablement efficace. C’est plus fort que nous, on est tous attirés par les notifs, les voix de la télé, les voix autour de la machine à café, les rigolades etc. Si vous avez vraiment envie de tacler un sujet, isolez-vous au calme ou avec une playlist et dans un endroit qui vous stimule. En prime, la pause sera doublement appréciée. Quel soulagement quand on a coché un case de la to do !

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📅 5 tips pour apporter un max de valeur à l’entreprise

et éviter de partir dans tous les sens ;)

📑 Fixer des objectifs communs à l’équipe : Le plus stimulant dans un projet de groupe ? C’est quand on avance tous dans la même direction, avec une énergie telle que tout va vite et que l’on voit le projet progresser. Pour y arriver, chez Pimpant, on se fixe des objectifs annuels d’équipe, mais aussi des objectifs par quarter :

• 💰 1 objectif financier,

• 🌍 1 objectif environnemental,

• 🧑 1 objectif social.

📰 À lire : Comment définir un objectif commun avec son équipe ? (+ résultats de Pimpant en 2023)

1. 🎯 Fixer des OKR : Lorsque toute l’équipe a pris connaissance des objectifs qui assureront le succès de Pimpant cette année, chaque personne les décline selon son métier sous forme d’OKR (Objectives and Key Results). L’idée est d’étudier chaque grand objectif et de se demander : “Quelles actions mesurables et réalisables vais-je pouvoir mettre en place pour atteindre cet objectif ?”. Ensuite, on suivra ces objectifs ensemble chaque mois.

2. 🤩 Créer une to do list efficace et réaliste : Rien de plus décourageant que de se rédiger une to do list de 3km que l’on n’arrive pas à clôturer en fin de semaine. On a l’impression de ne pas avancer et d’être inutile. Pour être satisfait de ses semaines et apporter un maximum de valeur, vous pouvez :

   1. Lister vos actions et les trier par sujet

   2. Relier chaque action à l’un des objectifs du quarter (si ça n’y répond pas = c’est supprimé)

   3. Trier les actions par degré de priorité

   4. Estimer le temps de chaque action

   5. Bloquer du temps dans votre agenda (placez les actions qui vous demandent le plus de réflexion au moment où vous vous sentez le plus productif, comme le matin par exemple.)

   6. Laisser du vide dans votre agenda, pour absorber les imprévus sans rallonger votre journée (il y a toujours des imprévus).

   7. Prévoyez du temps pour aller marcher, faire du sport… sinon vous ne le ferez pas.

3. 👌 Fixez-vous entre 1 et 3 objectifs maximum par semaine : Votre to do list est prête ? Surlignez les sujets qu’il faut absolument traiter cette semaine et qui apporteront le plus de valeur. Vous vous concentrerez en priorité dessus. Si le reste n’est pas fait, ce n’est pas grave. Vous aurez quand même très bien contribué à l’atteinte des objectifs sans vous cramer le vendredi soir !

4. ⭐ CTA à chaque fin de réunion : Maintenant que vos réunions ont un objet du jour et se limitent à 40 min, faisons en sorte qu’elles soient efficaces pour qu’à la prochaine, le projet ait avancé. Pour cela, une seule règle : sur votre page Notion contenant l’objet du jour, ajoutez un encart “CTA” (call to action). Dès qu’une action sera abordée, vous l’attribuez à la personne la plus à même de la réaliser. Lors de la prochaine réunion, vous vous assurez que tous les CTA ont été menés à bien. Structurée, courte, mène à l’action = une réunion efficace !

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🎨 5 tips pour renouveler vos idées facilement

1. ❌🔔 Couper les notifs : Vous travaillez sur Slack, Teams, par téléphone ? Dans l’équipe, quand on veut avancer sur un sujet sans être dérangé, on s’autorise à couper toutes les notifications pendant quelques heures. La seule règle, c’est de prévenir l’équipe.

2. 🚶‍♂️ Aller marcher : Vous enchaînez les tâches et les cafés et terminez la journée avec le cerveau totalement grillé ? (attention, ça fume ! 🧯 ). Ca nous arrive encore dans l’équipe et la cause est souvent la même : on n’a pas fait de pause. Du coup, pour y remédier, on s’est fixé un challenge : marcher 40 000km en 1 an avec prime à la clé (on est +20 personnes). Double avantage : lutter contre la sédentarité et stimuler la créativité.

3. 🤝 Créer des squads : Une squad, c’est une mini-équipe réunissant jusqu’à 3 experts sur un sujet précis. L’objectif : prendre des décisions rapidement, établir des stratégies solides et surtout, mettre en commun nos expertises et nos idées pour avancer plus vite. Terminée la panne d’inspiration !

   📰 À lire : On fonctionne en squad chez Pimpant (comme les Power Rangers)

4. 🧡 Co-créer avec son équipe et sa communauté : Pourquoi chercher seul quand d’autres ont des idées pour vous ? Il vous suffit de les écouter. Lancé dans la semaine la tête dans le guidon, on a souvent tendance à oublier que l’on travaille pour améliorer le quotidien d’autres personnes. Chez Pimpant, un seul et même outil pour sonder l’équipe et la communauté : Typeform. On y pose des questions fermées et ouvertes pour récolter des avis quantitatifs et qualitatifs. Mine de rien, même en étant +80 000 personnes dans la communauté Pimpant, on arrive à lire des tendances et à s’aligner sur les produits et projets à développer.

5. 🏖 Travailler moins : C’est surement LE meilleur conseil que l’équipe Pimpant peut vous donner. Après officiellement 7 mois de Semaine de 4 jours, on est en mesure de dire que travailler moins a ses avantages :

   • Plus de créativité (elle vient sans forcer les choses)

   • Plus de flexibilité

   • Plus d’envie et de positivité

   • Plus de performance

   • Plus de bien-être

   • Plus de recul sur nos métiers

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🏃‍♂️ 5 tips pour récolter les bonnes informations

1. 🎟 Demander des briefs détaillés : Vous collaborez souvent avec d’autres membres de l’équipe et vos to do se remplissent de demandes diverses et variées ? Ce qu’on a fait pour l’équipe Marketing Pimpant, c’est de créer un “Tableau des Besoins” où chaque demandeur vient remplir un brief en suivant une trame précise. La personne donne du contexte, ce qu’elle attend de la personne, à quelle date etc. Ainsi, toute l’équipe peut commencer à travailler sans avoir à courir après les informations au fil de l’eau. Pas de brief ? Pas de rendu.

2. 📹 Enregistrer les réunions : Vous entendez deux collègues parler d’un truc qui vous concerne et vous n’étiez même pas au courant ? Normal, ils en ont parlé en réunion. Classique, mais dommage pour la perte d’information car cet imprévu va chambouler toute votre semaine. C’est un peu la base mais important de se le rappeler de temps en temps : chez Pimpant, on enregistre les réunions ou on en fait des comptes rendu détaillés et accessibles à tous en libre service.

3. 👀 100% de message pro, en public : Ce conseil s’adresse à tous ceux qui travaillent sur Slack ou Teams. Chez Pimpant, quand on parle boulot, on le fait dans les canaux publics pour une bonne raison : le sujet dont vous parlez peut concerner une autre personne, peut impacter l’organisation d’une autre équipe ou, bonus : quelqu’un qui passe par là peut vous apporter de nouvelles idées ou vous débloquer en un claquement de doigt.

   📰 À lire : La culture de l’écrit chez Pimpant

4. 🧶 Répondre en thread : Le 1er réflexe quand on découvre Slack ou Teams ? Parler comme si c’était Messenger (ou MSN selon la génération 😉). Problème : l’information s’éparpille et ça devient compliqué de suivre la chronologie des messages. Pour y remédié, on répond en thread. C’est-à-dire que l’on clique sur le message initial, et un fil se crée pour y répondre juste en dessous. Impossible de perdre l’information avec cette fonctionnalité !

5. 🔔 Taguer les personnes à qui l’on parle : “Quoi, tu m’as parlé de ça ? Je ne m’en souviens pas…” Normal, la personne vous a parlé sans même vous taguer. C’est comme si elle parlait de loin en open space sans vous interpeller. 😂 Alors quand on s’adresse à quelqu’un chez Pimpant, on le tague pour qu’il reçoive une notification, même quand on lui répond.

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📋 C’est quoi la suite ?

La semaine prochaine, je vous fais découvrir le collectif QUE DU BON ! Début 2024, vous allez pouvoir suivre plusieurs membres de l’équipe Pimpant dans leurs aventures et leur quotidien. Rendez-vous lundi pour en savoir plus. 😉

Si ce contenu vous plaît et que vous avez envie d’en apprendre encore plus cette année, n’hésitez pas à mettre un petit ❤️  juste en haut de cet article ! Ça nous aide à faire connaître notre culture du travail auprès d’autres entreprises qui pourraient l’adopter. MERCIII !