Bienvenue dans notre bureau virtuel

#10 Nos 5 outils indispensables pour collaborer

🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

• 🚪 Bienvenue dans notre bureau virtuel mais chaleureux

• 🤖 Voici le pote virtuel de toute l’équipe

• 📚 Le meilleur outil pour archiver, organiser, créer…

• 🧰 Notre caisse à out’s, mais pas que

⏳ Temps de lecture : 5 minutes

Si quelqu’un vous a transféré cette édition de Papapillon et que vous voulez lire les prochaines :

Hello c’est Baptiste, je suis de retour après 1 semaine de vacances en famille. 👋 J’espère que vous allez bien. 😁 Ça fait trop plaisir de revenir et de voir que l’on est bientôt 2200 ici, merci pour l’accueil que vous avez fait à Papapillon !

Je me suis dit que j’allais vous emmener avec moi pour ce retour au bureau, ça vous dit ? Je vous parle toujours de travail à distance, mais on pourrait penser que l’on communique tous par mail. Eh bien non, on a bel et bien un bureau… virtuel ! Mais à l’intérieur, il y a plein de pièces dédiées à des sujets pro et perso.

• Un salon pour parler ciné

• Une salle de sport

• Des salles de conférence

• Une gigantesque bibliothèque

• …

🗝 Je vous fais un tour du proprio ?

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🚪 Bureau de ∞m², +60 pièces avec potager, double-vasque, vue imprenable, environnement chaleureux, voisins sympas.

Chez Pimpant, on est partis du principe que pour se sentir bien au bureau, tout en étant à la maison, il fallait avoir de bonnes bases avant tout :

1. Avoir un bureau (logique)

2. Avoir des canaux dédiés à chaque sujet (ex : marketing, produit, logistique…) pour ne pas tout mélanger et s’y perdre

3. Pouvoir papoter comme à la machine à café (potager, troc, cinéma, sport…)

4. Avoir un espace récréatif pour se faire rire (partager des memes)

5. Avoir le moyen de savoir comment nos collègues vont, en apprendre plus sur eux pour tisser du lien

Du coup, on a regroupé tout ça dans un seul et même outil bien paramétré : Slack.

🚪 la porte du bureau s’ouvre

Comment fonctionne notre bureau ?

1. Tous les matins, vous arrivez sur ce canal “Général” où l’on se dit bonjour. 🙂

2. Pendant la journée, vous partez où vous voulez :

   • votre canal d’équipe

   • l’un des nombreux canaux dédiés à la vie sociale de l’équipe

3. Dès que vous quittez l’écran un long moment, vous l’indiquez dans “remote-status”

4. En fin de journée, on se dit “au revoir” ou “bon week-end”

Pourquoi cette organisation à distance et à l’écrit fonctionne aussi bien chez nous ?

En théorie, si c’est écrit, impossible de louper une information.

Sauf qu’être 18 en totale anarchie dans un canal écrit, ça peut vite devenir invivable : des messages dans tous les sens, des quiproquos, des infos qui se perdent…

Du coup, pour bien travailler ensemble, on a créé “8 Commandements pour bien collaborer sur Slack”.

Commandement N°1

Sur un même sujet, en thread, tu répondras !

→ ça permet de mieux retrouver les informations et d’éviter que Slack se transforme en messagerie instantanée.

Commandement N°2

Snoozer tes notifications sans souci, tu pourras

→ ça permet de se concentrer sans être dérangé par la vie du bureau

Commandement N°3

Pas + de 24 h sans réponse à un message Slack où tu es tagué.e, tu ne laisseras

→ pour ne jamais laisser un coéquipier bloqué

Commandement N°4

La personne à qui ton message s'adresse, tu tagueras

→ ça permet à la personne de recevoir une notification et de ne pas rater l’info

Commandement N°5

0 message privé sur des sujets liés au travail, tu enverras

→ ça permet de ne louper aucune information qui pourrait être utile à tout ou partie de l’équipe

Commandement N°6

À mettre en forme tes messages pour faciliter la lecture, tu t'emploieras

→ Les bullets points & les emojis sont nos meilleurs amis ! (les emojis permettent aussi d’éviter la mauvaise interprétation d’un message écrit)

Commandement N°7

Si + de 20 réponses en thread il y a, un appel, tu organiseras !

→ S'il y a plus de 20 réponses écrites en thread, c'est que le sujet peine à avancer et mérite d'être discuté rapidement de vive voix pour le débloquer

Commandement N°8

Ton slack, par rapport à tes besoins personnels, tu configureras.

→ Pas besoin de voir TOUS les messages envoyés par tout le monde. Ca peut devenir une source de stress quotidienne.

→ Nos meilleurs conseils : ajouter ses canaux en favoris, mettre des canaux en mute, désactiver les notifications à partir d’une certaine heure et les week-ends…

Grâce à ces règles, on a réussi à créer :

• un bureau agréable

• un bureau rangé

• une circulation plutôt fluide de l’information

• une bonne ambiance

• une bonne cohésion d’équipe

Le seul inconvénient du bureau virtuel ? Il n’y a personne pour ramener les croissants le vendredi matin. 💔

Mais ce n’est que partie remise, car on déguste les croissants ensemble 4 fois par an. 😉

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🤖 Geekbot, notre meilleur pote

Tous les matins, Geekbot nous attend avec le sourire.

C’est un peu le reporter du bureau (ou la commère, parce qu'après il balance toutes nos réponses à qui veut l’entendre 😂)

Il interviewe toute l’équipe dans la matinée et publie nos réponses dans un canal qui lui est dédié.

• Comment tu vas aujourd’hui ?

• T’as fait quoi ce week-end ?

• Quelle est la chose la plus folle que tu aies faite dans ta vie ?

• Si tu devais vivre à une autre période, laquelle choisirais-tu ?

C’est grâce à lui que l’on arrive à tisser du lien tous les jours (hors week-end).

Plus concrètement, Geekbot, c’est un outil que l’on peut rajouter à Slack.

Il a plusieurs fonctionnalités :

• Automatisation de messages récurrents

• Mesurer le moral des troupes

• Faire une rétrospective

Lorsque les réponses sont publiées, on peut tous y réagir. Il permet de faire naître des conversations, se rendre compte que l’on partage les mêmes hobbies etc.

Allez, je suis sympa, je vous montre quelques questions/ réponses :

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📚 Notion, la bibliothèque extensible et connectée qui nous sert de 2ᵉ cerveau.

✅ Tu as plein de ratures sur ta to do papier → fais-la sur Notion

🔥 Tu ne sais pas comment prioriser tes tâches ? → fais un tableau classé par priorité sur Notion

👩🏻‍💻 Tu veux créer un parcours d’onboarding ? → crée-le de A à Z sur Notion

🗂 C’est le foutoir dans ton Drive ? → créer 1 espace Notion par équipe puis des sous-pages pas sujet

🔎 Ton plan marketing sur Excel est illisible ? → Bascule-le sur Notion pour avoir une vue chronologique, taguer les personnes sur les bonnes tâches, envoyer des rappels à chaque jalon…

👨‍🎓 Tu as participé à une formation et tu veux partager ce que tu as appris avec l’équipe ? → Fais-en un résumé (grâce à l’IA Notion) et archive le tout dans une page qui répertorie toutes les formations.

Vous l’avez compris : Notion, c’est l’outil indispensable pour :

• avoir moins de charge mentale ✨

• centraliser l’information

• organiser l’information

• prioriser les tâches

• organiser sa journée

• former les équipes

• préparer les réunions

• gérer un projet

👉 C’est un outil qui fonctionne aussi pour les entreprises en présentiel et même pour votre vie perso (liste de recettes, projets perso à gérer, liste de séries à visionner…) !

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🧰 Voici Bob le bricoleur… euh non, Google Workspace pardon.

Vous connaissez surement :

• Google Drive

• Google Meet

• Google Doc

• Google Slides

• Google…

Bref, Google fait un peu tout, et encore + qu’avant depuis l’arrivée de son IA Google Bard.

Grâce à Google Workspace, on peut :

• stocker les contenus les plus lourds avec Google Drive

• organiser nos conférences avec Google Meet

• organiser notre semaine avec Google Agenda

• créer des templates de présentation disponibles pour tous sur Google Slide

• …

L’avantage, c’est que l’on peut collaborer sur un même document en même temps, et que, quelle que soit la modification faite, tout le monde accède à la même version.

Ce qu’il faut retenir des outils présentés :

• Vous pouvez les utiliser quel que soit votre mode de travail

• Ils vous aideront à mieux faire circuler l’information et à la centraliser

• Ils vous aideront à mieux organiser votre journée pro ou perso (noter, trier, prioriser, cocher…)

• Par contre, ils ne font pas encore le boulot à notre place 😛

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📋 C’est quoi la suite ?

“Spartiaaaates, quel est votre métier ?”

Vous savez que le télétravail est fait pour vous ? Vous vous demandez si votre métier pourrait s’intégrer à une entreprise en remote ? La semaine prochaine, je vous propose un tour d’horizon des métiers qui composent l’équipe Pimpant. Plein de métiers à découvrir, peut-être le vôtre 😃

Si ce contenu vous plaît, n’hésitez pas à mettre un petit ❤️  juste en haut de l’email ! Ça nous aide à faire connaître notre culture du travail auprès d’autres entreprises qui pourraient l’adopter. MERCIII !