📝 La culture de l’écrit chez Pimpant

#25 - 10 règles pour être plus efficace à l’écrit

Hello c’est Baptiste ! Ce matin, on a constitué une grande armée. Vous êtes maintenant plus de 5 000 à nous suivre chaque semaine. 🎉

On a un seul objectif cette semaine : mettre des coups de tongs à une maladie virale et dangereuse → la réunionite aiguë. (une tong bien lancée, ça peut faire mal !)

La réunionite ? C’est avoir plus de temps de réunion que de temps pour délivrer.

La réunionite aiguë ? Le niveau supérieur, le giga boss de fin : la réunion pour débriefer.

Et après plus de 10 années de 100% télétravail, je peux vous assurer que ce boss de fin fait de GROS dégâts en entreprise : perte d’information, pas d’action, argent qui sort par les fenêtres.

Chez Pimpant, on fracasse ce boss de fin à coup de tatanes ! 🩴 💥

Notre attaque phare ? Une forte culture de l’écrit.

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🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

• 📺 Il ne suffit pas d’être en remote pour mieux travailler

• 🚀 10 règles pour être plus efficace à l’écrit

• ⚙️ Comment tirer profit de ces 4 outils phares ?

• 🩴 Un combat dont on sort toujours victorieux…

• 🫡 … Mais qui nous challenge chaque jour

• Bonus : une info inutile mais cool 😂

⏳ Temps de lecture : 8 minutes (le format est un peu plus long, mettez-nous un petit ❤️ à la fin si ce contenu vous plaît !)

Si quelqu’un vous a transféré cette édition de Papapillon et que vous voulez lire les prochaines :

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Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez :

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• Découvrir les éditions précédentes de Papapillon comme par exemple : le retour d’expérience de 4 ans de télétravail pour Margaux, le fonctionnement de notre bureau virtuel, ou encore le lancement de la semaine de 4 jours

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📺 Il ne suffit pas d’être en remote pour être plus efficace

Chez Pimpant, on reçoit honnêtement des centaines de candidatures chaque semaine.

Par LinkedIn, sur notre boîte mail et enfin nos réseaux sociaux.

Et à chaque fois, les leitmotivs n°1 sont le 100% remote et la Semaine de 4 jours. (je ne généralise pas, chaque semaine, on reçoit 2-3 candidatures totalement wahou 🤩)

Évidemment, ce ne sont pas mes critères de recrutement principaux puisque le plus important, c’est d’être aligné avec le projet et nos valeurs.

On a tendance à penser que tout fonctionne mieux en télétravail. Meilleure concentration, pas de distraction, environnement qui nous plaît…

Sauf que… pas forcément.

Ces 2 outils ne fonctionnent QUE si l’on a une bonne culture de l’écrit.

💡 Anecdote : Quand on intègre une nouvelle personne chez Pimpant, ça lui prend jusqu’à plusieurs mois avant de s’adapter à notre culture de l’écrit. Suffisamment long pour créer tout un foin ! 🧨

Imaginez une entreprise dans laquelle tous les salariés sont à la maison, mais :

• ils ne se parlent qu’au téléphone

• personne ne rédige et partage de compte rendu

• tous les documents créés sont stockés sur les PC de chacun et jamais partagés

• on ne se demande pas si ça va ou non

= pas de collaboration, pas de mémoire commune, pas d’apprentissage, pas d’humain.

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🚀 Votre équipe sera 100x plus efficace à l’écrit si vous respectez ces 10 règles

Rassurez-vous, on n’a pas débarqué sur Slack en ayant une culture de l’écrit parfaitement huilée.

Au contraire, on s’est pas mal plantés mais, comme d’habitude, on s’est améliorés.

Aujourd’hui, on a instauré quelques règles :

1. On se salue tous les matins et annonce notre départ à l’écrit, pour la bonne humeur

2. On parle boulot uniquement dans les canaux publics, pour la transparence

3. On organise nos messages (titre, intro, bullet points), pour la lisibilité

4. On tague les personnes concernées par le message, pour les notifier

5. On répond en thread (= sous le message rédigé, pas dans un nouveau message), pour fluidifier la conversation

6. Chaque organisateur de call envoie en amont un objet du jour, pour savoir si notre présence est pertinente

7. Chaque participant ajoute ses points 1h minimum avant le call, pour estimer et gérer le temps de la réunion

8. On ne part pas de réunion sans “call to actions” attitrés, pour faire avancer le projet

9. L’organisateur prend des notes, pour rendre accessible l’information à tous

10. Toutes les notes et informations importantes sont centralisées sur Notion, pour partager nos connaissances

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⚙️ Comment tirer profit de ces 4 outils phares ?

👉 L’écrit pour collaborer efficacement au quotidien

• Outil phare : Slack

• Dans quel but ? Communication asynchrone ; Communication structurée ; Rapidité

• Ça ressemble à quoi ? Un bureau virtuel constitué de “canaux de discussion” sur lequel se connecte toute l’équipe (+20 pers.) tous les matins

• Comment bien utiliser Slack ?

  1. Créez 1 canal “General” pour les infos générales

  2. Créez 1 canal “Remote-status” pour dire quand vous partez de l’écran

  3. Créez 1 canal par équipe. Exemple : #marketing

  4. Si un canal devient surchargé, créez un sous-canal commençant par le même dénominateur. Exemple : #marketing-influence

  5. Créez des canaux informels pour la vie d’équipe (musique, sport, jeux…)

  6. Apprenez à votre équipe à bien paramétrer leur espace Slack (ajouter des canaux en favoris, être notifié seulement quand on est tagué, se mettre en “snooz” etc.)

  7. Appliquez ces 8 commandements made by Pimpant

👉 L’écrit pour créer une équipe soudée

• Outil phare : Geekbot

• Dans quel but ? Cohésion d’équipe ; Apprendre à se connaître ; Mesurer le moral de l’équipe

• Ça ressemble à quoi ? Un robot qui nous attend chaque matin avec le sourire !

• Comment bien utiliser Geekbot ?

  1. Avoir Slack 😁

  2. Paramétrer un “Daily Standup”

  3. Ajouter une liste de questions qui sortiront tous les matins en aléatoire

  4. Chaque matin, Geekbot viendra vous poser une question en DM

  5. La question est republiée dans un canal Slack ouvert à tous

👉 L’écrit pour apprendre ensemble, et vite

• Outil phare : Notion

• Dans quel but ? Centraliser l’information ; Organiser l’information

• Ça ressemble à quoi ? Une bibliothèque d’information bien rangée, qui dispose d’outils d’automatisation et même de l’IA

• Comment bien utiliser Notion ?

  1. Créer un Notion

  2. Créer un espace d’onboarding sous forme de parcours grâce à des sous-dossiers contenant : l’histoire et les valeurs du projet, notre fonctionnement interne, guide Slack, un espace personnalisé pour vos premiers jours, des formations, des conseils pour bien vivre en remote, les avantages disponibles chez Pimpant.

  3. Créer un espace par équipe pour que chacun y range ses dossiers. Dans chaque espace d’équipe, on y retrouve le nom des membres de l’équipe, les liens rapides, les projets du moment, les process, les comptes rendus etc.

  4. Créer un espace dédié aux moments en équipe contenant les comptes rendus de toutes nos réunions d’équipe, des formations par métier, les présentations diffusées pendant les retreats.

  5. Pour votre organisation perso, vous pouvez vous créer une to do bien structurée, c’est-à-dire : des tâches triées par projet, des degrés de priorité, 1 à 3 gros objectifs à atteindre dans la semaine pour se fixer des limites, un espace dédié à “ce qui arrive après” pour anticiper.

  6. Chaque membre de l’équipe dispose d’un espace “1-1” partagé uniquement avec Karline, dans lequel il note ses frustrations et les sujets qu’il souhaite aborder lors de ce moment d’échange.

👉 L’écrit pour délivrer vite et bien

• Outil phare : Google Workspace

• Dans quel but ? Collaborer efficacement ; Archiver

• Ça ressemble à quoi ? Bob le Bricoleur du web. Il sait tout faire et dispose d’une grande boîte à outils de collaboration.

• Comment bien utiliser Google Workspace ?

  1. Google Drive pour stocker vos documents (la base)

  2. Google Agenda en mode partagé, pour que chacun ajoute ses absences au calendrier commun

  3. Google Meet pour nos appels d’équipe. Les réunions se démarrent rapidement depuis le Google Agenda.

  4. Google Slide et un template “par défaut” que tout le monde peut utiliser et qui reste à la charte Pimpant

Ce qu’il faut retenir des outils présentés :

• Vous pouvez les utiliser quel que soit votre mode de travail

• Ils vous aideront à mieux faire circuler l’information et à la centraliser

• Ils permettent de bien travailler en groupe

• Ils diminuent drastiquement votre charge mentale et agissent comme un second cerveau

• Ils vous aideront à mieux organiser votre journée pro ou perso (noter, trier, prioriser, cocher…)

• Par contre, ils ne font pas encore le boulot à notre place 😛

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🩴 Un combat dont on sort toujours victorieux…

Faire la guerre en tongs, c’est avoir de l’audace. Alors voilà ce qu’on lui dit à la réunionite :

La réunionite, c’est tabou ! On en viendra tous à bout !

Eh oui, c’est possible car de plus en plus d’entreprises délaissent la boîte mail au profit de plateformes de collaboration comme Slack ou Microsoft Teams.

Alors, que vous soyez en présentiel ou remote, la culture de l’écrit ne vous sera que bénéfique :

👉 Meilleure circulation de l’information

👉 Regain de temps dédié à la productivité

👉 Organisation de réunions utiles et efficaces

👉 Onboarding simplifié pour les nouveaux collaborateurs

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🫡 … Mais qui nous challenge chaque jour

La réunionite, c’est comme la grippe, elle est périodique !

Il y aura toujours des moments où l’on se laissera aller et rebelote.

👉 Chez nous, ça arrive uniquement dans trois situations :

1. On ne s’est pas vus en vrai depuis trop longtemps

2. Une nouvelle recrue est arrivée

3. Il y a une frustration non-dite et non-résolue

👉 Nos gestes barrière pour éviter une rechute :

1. Expliquer le fonctionnement dès l’onboarding

2. Rédiger un guide contenant vos “10 commandements” pour une bonne communication à l’écrit

3. Montrer l’exemple

4. Dès qu’il y a un écart, rappeler la règle pour aider le collaborateur à l’intégrer

5. Rappeler les règles à tous lors de la réunion d’équipe

Pas de secret ! Pour que ça devienne une habitude, il faut répéter les règles et les appliquer.

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Bonus 1 : une info inutile mais cool 😂

Il existe un championnat mondial de lancer de tong et cette année, le record du monde est français avec un lancer de 39,56 m ! Chapeau bas l’artiste.

Bonus 2 : une idée de cadeau pour Noël

J’ai réussi à obtenir un code promo de -15% sur tout notre site pimpant.com (j’ai réussi à me convaincre moi-même, cela n’a pas été simple 😂) ! Nos offres de Noël sont en ligne et elles sont canons, donc vous pouvez en profiter en utilisant le code : Papapillon.

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📋 C’est quoi la suite ?

Comment créer du lien entre le 100% télétravail avec des métiers de terrain comme la production en usine et la logistique ?

Si ce contenu vous plaît, n’hésitez pas à mettre un petit ❤️  juste en haut de cet article ! Ça nous aide à faire connaître notre culture du travail auprès d’autres entreprises qui pourraient l’adopter. MERCIII !