Karline = l’intérêt des 1to1

#15 Parlez bien-être avec votre manager

Hello, moi c’est Karline ! Je pique le clavier de Baptiste aujourd’hui ! Avec Baptiste, on partage notre vie pro comme notre vie perso puisque l’on a co-fondé Pimpant, mais surtout notre famille ensemble. Eh oui, on travaille en couple !

Quand on a commencé à travailler ensemble et que je suis arrivée chez Fizzer dont Baptiste était le CEO, je n'aurais pas parié sur notre capacité à travailler ensemble. 😄 Et puis au bout de 2 semaines, j’ai su que je ne reviendrai jamais en arrière.

Depuis, on a choisi de revendre Fizzer et de fonder une nouvelle entreprise ensemble : Pimpant. Ça fait maintenant 7 ans qu’on travaille ensemble chaque jour, depuis la maison en remote ou au centre logistique où l’on a quelques bureaux.

Bref, trêve de bavardage et de présentation ! Aujourd’hui, je voudrais vous parler d’un outil incroyablement puissant pour la santé mentale de votre entreprise, de votre équipe ou la vôtre (si vous n’avez pas d’équipe) : le 1to1.

🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

• 😐 Ce que n’est surtout pas un 1to1

• 💬 A quoi ressemble un vrai moment d’échange ?

• ✨ Comment les 1to1 aident Pimpant à évoluer

• 📅 8 règles pour organiser un premier 1to1 efficace

⏳ Temps de lecture : 6 minutes

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😐 Bienvenue au festival de la gêne !

Tous les comportements et situations que je vais lister ci-dessous sont l’exemple parfait de ce que ne doit pas être un 1to1.

**Situations réalisées par des professionnels, ne pas reproduire au bureau.**

Vous voyez cette expression ? 👆 Elle va s’appliquer à toutes les situations ci-dessous :

• Se regarder dans le blanc des yeux sans avoir rien à se dire. 😐

• Se dire que tout va bien avec un faux sourire alors que ça ne va pas. 😐

• Tout garder pour soi, en avoir gros sur le cœur et exploser en vol. 😐

• Entendre une personne qui ne te connaît pas t’évaluer sans que tu ne puisses parler. 😐

• Vouloir discuter d’un sujet perso important sauf qu’on te dit “par contre je n’ai que 5 min, va falloir faire vite”. 😐

• Parler boulot et des gros projets en cours alors que vous deviez parler de votre bien-être et de vos perspectives dans l’entreprise. 😐

D’ailleurs, je suis sûre que vous avez au moins vécu l’une de ces situations !

Vous l’avez compris, un 1to1, c’est tout le contraire.

Un moment d’échange avec son manager/son équipe, ça ne doit pas être un supplice mais bienveillant et surtout, constructif.

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💬 Il est l’heure d’ouvrir votre cœur et vos écoutilles !

Connaissez-vous la différence entre entendre et écouter ?

Quand tu entends, ça rentre dans ton oreille, on entend un son.

Quand on écoute, ça rentre aussi dans le cerveau, on comprend.

Le 1to1, c’est apprendre à écouter votre équipe. 👂

Bon alors, c’est quoi un 1to1 du coup ?

Son petit nom, chez Pimpant, c’est le “1to1 Vie à Bord”. C’est un temps dédié à chacune des personnes de l’équipe pour discuter d’elle :

⚖️ de sa charge de travail,

📚 de son organisation,

🛶 de son parcours,

🤩 de ses envies,

💫 de ses perspectives d’évolution,

🏡 de son quotidien.

C’est un moment d’échange, de partage, un moment humain où on se détache de ses missions opérationnelles. D’ailleurs, on commence toujours les 1to1 par se demander “Comment ça va ?” → je veux dire comment ça va vraiment ! C’est une occasion pour entendre ce que chaque membre de votre équipe a à vous dire.

Généralement, on en ressort boosté, positif, avec les idées plus claires. Un peu comme ça :

Concrètement, ça se passe comment ?

Chez Pimpant, tous les 1to1 des membres de l’équipe se déroulent avec moi. Tous les jeudis, je rencontre chaque membre de l’équipe et le fonctionnement est le même pour tout le monde :

✌C’est un moment à 2

📅 On l’organise toutes les deux semaines

⏱ Ça dure 30 minutes

👨‍👩‍👧‍👧 Toutes les personnes de l’équipe sont concernées par le 1to1, pas de personne mise de côté

📑 Chaque membre prépare un Objet du Jour sur Notion en amont, dans un espace privé partagé uniquement avec moi.

🔍 On déroule les points listés ensemble

✔ On met des CTA en place pour trouver des solutions, mettre en place des idées, process etc, et on les suit à chaque 1to1, le temps qu’il faut

📲 Et s’il n’y a pas de point, que l’on pense ne rien avoir à dire… eh bien on se voit quand même !

Les sujets qu’on aborde pendant ce moment :

• Recueillir des feedbacks, des idées à mettre en place, des points à améliorer

• Les interactions avec les autres, la communication dans l’équipe en général

• Les frustrations, quelles qu’elles soient

• L’organisation au quotidien, la productivité, le remote

• La charge de travail

• Les perspectives d’évolution

• Des besoins ou questions RH, et administratives

En bref, le 1to1 c’est un moment qui permet de tisser du lien et de mettre l’humain au premier plan. C’est important de découvrir la personnalité des membres avec qui l’on travaille, de comprendre leurs attentes, leurs peurs, leurs contraintes perso pour créer un environnement de travail qui soit adapté à leurs besoins. Ça n’apporte que du positif pour la personne et l’entreprise. 🥰

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✨ Père Castor : “Et c’est comme ça qu’on a testé la semaine de 4 jours”

📊 Selon une étude Gallup, les membres d’une équipe qui font régulièrement des 1to1 sont trois fois plus engagés que ceux qui ne le font pas.

On passe 80% de notre journée au boulot, alors autant que ça se passe bien !! En plus, chez Pimpant, il n’y a pas de manager (spoiler alert : Baptiste vous parlera de ce sujet prochainement) alors c’est important pour nous d’avoir le bon outil pour s’assurer que chacun grandit au sein du projet, que l’on est toujours alignés sur les valeurs et notre mission.

Du coup, les 1to1 ont une place structurante pour l’entreprise. C’est grâce à ces échanges individuels que l’on arrive à identifier des problématiques qui concernent la majorité de l’équipe. Manque de communication, faille dans l’organisation, sédentarité, envie de se voir… il n’est pas rare que ce soit à l’issu de 1to1 qu’on décide de réorganiser des choses qui impactent toute la team comme la semaine de 4 jours, un challenge pour marcher plus, la création des squads etc.

Pourquoi c’est un outil puissant ?

👉 Ça participe à créer un environnement de travail sain

👉 Ça créé un climat général de confiance et de bienveillance

👉 Ça permet de rester alignés sur les valeurs qu’on partage

👉 Ça permet d’anticiper des changements à mettre en place

👉 Ça permet d’être encore plus engagés tous ensemble dans notre mission commune

👉 Ça permet de concilier bien-être et performance, autant individuellement, qu’au niveau collectif

En bref, c’est tout bénef ! J’ai récemment vu ça sur LinkedIn, et je me suis dit que c’était très vrai :

Dans certaines entreprises, les 1to1 efficaces peuvent ressembler à un paon albinos : on le voit rarement, mais il est potentiellement génial.

Vous aussi, vous pouvez faire le même effet qu’un paon albinos ! Alors que vous soyez manager d’une équipe (ou non), vous savez ce qui vous reste à faire : proposer d’organiser un 1to1 !! 😉

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📅 C’est à vous ! Comment organiser votre premier 1to1 ?

Ça fait 5 ans que je fais des 1to1 toutes les semaines et voici les règles indispensables que j’ai apprises pour que ce soit un outil efficace et utile autant pour l’entreprise que pour les membres de l’équipe :

8 règles pour organiser un 1to1 efficace :

1. La régularité est la clé. Chez nous c’est toutes les 2 semaines pendant 30 minutes mais parfois il y a besoin de moins, parfois de plus, tout dépend de ce qui est discuté ce jour-là. Si besoin, à des périodes précises ou à l’arrivée dans le cadre de l’onboarding, ça peut être toutes les semaines. L’important, c’est que ce doit être une routine, une habitude, comme se brosser les dents !!

2. Même si on pense qu’on a rien à se dire, on n’annule jamais le point. D’expérience, on se rend compte que finalement, il y a très souvent des sujets à aborder, même quand on pensait que ce n’était pas le cas. Et si ça dure 5 minutes, pas de souci.

3. Il y a des maîtres mots : honnêteté, bienveillance, transparence, confiance. Sans ça, impossible de bien communiquer. Et donc impossible d’avancer ensemble. On est là dans un but commun, faire en sorte que tout le monde se sente bien pour défendre tous ensemble une cause qui nous tient à cœur et faire que le projet aille loin.

4. Soyez à l’écoute et agissez quand vous dites que l’on va trouver des solutions. Une relation quelle qu’elle soit, c’est dans les 2 sens. Les entreprises qui font passer le bien-être au travail après la performance, sont celles dans lesquelles on trouve burn-out, arrêts maladie en rafale, turnover démentiel etc. Au final, tout le monde est perdant.

5. Ce n’est pas parce que le 1to1 est toutes les 2 semaines que s’il y a un sujet urgent, on attend. Si c’est urgent, c’est tout de suite qu’on doit discuter. On se doit d’être là à l’instant T surtout quand il s’agit de frustrations. Donc c’est toutes les 2 semaines, mais si ça ne va pas, on n’attend pas le prochain 1to1 !!

6. Pas de 1to1 le lundi 😅. Le lundi, on lance sa semaine, on redémarre après le week-end, on fonce, c’est pas du tout le moment le plus favorable pour se poser. Ce moment doit idéalement être mis en fin de semaine. Chez nous, c’est le jeudi, mais ça peut tout aussi bien être le vendredi par exemple.

7. Ça va sans le dire parce qu’on est en remote, donc se mettre dans un environnement propice au calme c’est important en général, mais pour le 1to1 ça l’est encore plus. Chacun doit être full dispo pour discuter. De la même façon, si c’est vous qui menez le 1to1, ce n’est pas le moment d’être en retard.

8. Ce qui se dit dans un 1to1, c’est personnel et ça n’a pas vocation à être ni répété, ni évoqué devant l’équipe, c’est confidentiel.

9. Si vous débutez en la matière ou si vous sentez que votre équipe en a besoin, vous pouvez mettre en place des questions auxquelles chaque membre de votre équipe devra répondre avant de se voir en 1to1. Voici quelques exemples :

   • Comment te sens-tu ?

   • T’es-tu senti productif cette semaine ?

   • Quels obstacles as-tu rencontrés ?

Pour la forme, faites place à la créativité ! 🌈

Bref, si le fond, les sujets à aborder et les objectifs doivent être les mêmes pour toutes les entreprises, la forme, elle, peut varier et vous pouvez vous l’approprier.

Si vous en avez la possibilité, le 1to1 peut par exemple se faire de temps en temps dehors, ou lors d’un petit déjeuner par exemple.

D’ailleurs, je voudrais bien tester le 1to1 en marchant prochainement chez Pimpant ! 🌳 Allier les bienfaits de la marche avec ceux de la communication a, à mon avis, beaucoup de vertus. Affaire à suivre ! 😁

📙 À lire :

Si ça vous dit d’aller plus loin, quand j’ai démarré les 1to1, j’ai lu un livre qui m’a énormément inspirée sur beaucoup de points, c’est Radical Candor de Kim Scott (”Radical Candor” signifiant “En toute franchise”). Elle a une vision qui nous parle beaucoup avec Baptiste.

Le livre part du principe que le retour d'information ne doit pas nécessairement être hostile. Apporter de l'humanité dans l'espace de travail permet de construire des relations professionnelles solides. Et le fait de se préoccuper du bien-être de son équipe permet d’améliorer les performances globales.

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📋 C’est quoi la suite ?

La semaine prochaine, Baptiste reprend du service et vous expliquera pourquoi il ne reviendra jamais en arrière sur le remote (ou 100% télétravail).

Si ce contenu vous plaît, n’hésitez pas à mettre un petit ❤️  juste en haut de l’email ! Ça nous aide à faire connaître notre culture du travail auprès d’autres entreprises qui pourraient l’adopter. MERCIII !