Ils interdisent les réunions le mercredi

#66 Comment Asana a enterré la réunionite ?

Baptiste de Papapillon 🦋

déc. 03, 2024

Mercredi, 13 h 50.

Vous venez de terminer votre déj’, pleine digestion. 😴

Une notification vous rappelle une réunion cet après-midi.

14 h à 16 h.

Vous l’aviez oubliée celle-ci !

Ça fait suer, car vous avez des projets à avancer et vos journées sont tout le temps entrecoupées de réunions.

Impossible de vous concentrer dans les courts intervalles de temps libre.

Bref, vous y assistez quand même.

Pas d’ordre du jour, ça part dans tous les sens.

La réunion commence, ça s’éternise.

Vous piquez du nez.

Vous rêvez d’aller prendre un petit café.

Vous sentez que vous n’écoutez plus et en même temps, vous essayez d’être là.

2 h de réunion plus tard, on se dit au revoir, le cerveau est grillé. 😵

Il est 16 h, la journée n’est pas terminée et pourtant, va falloir s’accrocher pour avancer sur vos projets.

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Aujourd’hui, je vous propose de découvrir une pratique que je valide à 100% chez Asana : le No Meeting Wednesday.

🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

❌ Le No Meeting Wednesday
🤧 Comment terrasse-t-on la réunionite chez Pimpant ?
🥊 Pourquoi l’écrit met KO la réunion

⏳ Temps de lecture : 4 minutes

❌ Le No Meeting Wednesday

Si vous ne connaissez pas Asana, c’est un logiciel de gestion de tâches en équipe créé par deux ex-Facebook en 2008.

🎯 Leur objectif : mieux organiser, pour plus d’efficacité.

C’est clairement ce qui se dégage aussi de leur culture du travail.

👉 Vous avez l’impression que votre cerveau s’est transformé en flan suite à 3 h de réunion ? C’est normal.

Selon une enquête menée par la Havard Business Review :

📊 71% des managers estiment que les réunions sont contre-productives.

📊 65% des managers estiment que ça les empêche de finir leurs propres taches.

Pourtant, les salariés français passeraient… 37% de leur temps de travail en réunion.

Soit presque 2 jours / 5.

C’est ÉNORME.

Surtout si l’on prend en compte que les réunions ont souvent lieu le lundi pour lancer la semaine, soit le jour on l’on pourrait être le plus productif, car il faut se l’avouer : le vendredi, le cerveau est déjà parti en week-end en Bretagne !

👉 L’importance de sonder son équipe

Chez Asana, grâce à une enquête menée en interne, ils ont mis le doigt sur deux problématiques :

1️⃣ Les managers passent tellement de temps en réunion qu’ils n’arrivent plus à travailler la stratégie.
2️⃣ Leurs équipes se sentent beaucoup plus productives le mercredi que les autres jours.

Problème ➡ Solution.

👉 Asana décide de supprimer les réunions pour tous, le mercredi.

Vous avez bien lu :

Les réunions sont interdites le mercredi, sauf urgence majeure.

Bon alors clairement, vous n’allez pas finir en prison ou licencié si vous organisez une réunion le mercredi, mais la pratique est basée sur l’intelligence collective.

Concrètement : Tous les employés bloquent le mercredi dans leur agenda en créant un évènement “occupé” qui rejette automatiquement les réunions.

💡 Info pratique : Google Agenda a même développé une fonctionnalité pour ça : “moment de concentration”. Créez une réunion, cochez “moment de concentration” et “refuser automatiquement les réunions” et voilà : vous êtes tranquilles ce jour !

Quel est le résultat attendu ?

L’idée, en supprimant les réunions le mercredi, c’est de créer une journée où le cerveau va pouvoir entrer en état de flow. Alors non, il ne va pas sortir ses meilleures lunettes de soleil et son sac Dior pour un max de flow… il va devenir tellement absorbé par l’activité que vous allez oublier tout ce qu’il se passe autour.

Je suis sûr que ça vous est déjà arrivé au boulot ou même dans l’une de vos passions.

L'état de flow, c'est cette zone magique où chaque action, chaque pensée s'enchaine naturellement avec la suivante. Tout coule de source !

Cet état, c’est IMPOSSIBLE de l’atteindre si :

1️⃣ Vous êtes en open space et on vient vous voir toutes les 5 min.

2️⃣ Vous avez des réunions toutes les heures.

Alors comment atteindre cet état de flow plus souvent ?

Je vous explique ce qu’on a mis en place chez Pimpant. 👇

🤧 Comment terrasse-t-on la réunionite chez Pimpant ?

La réunionite ? C’est avoir plus de temps de réunion que de temps pour délivrer.

La réunionite aiguë ? Le niveau supérieur, le giga boss de fin : la réunion pour débriefer.

Chez Pimpant, on fracasse ce boss de fin à coup de tatanes ! 🩴 💥

Voici nos attaques secrètes pour mettre la mettre KO. 🥊

1️⃣ On a misé sur le 100% télétravail parce qu’on voulait bosser d’où on voulait ET SURTOUT pour savourer le silence sans interruption. Un petit clic pour éteindre les notifications Slack, et voilà la tranquillité assurée.

2️⃣ La culture de l’écrit c’est notre dada. Avec le télétravail, c’est primordial de tout noter pour ne rien perdre et garder tout le monde au courant. En plus, un bon vieux Notion vaut tous les calls du monde.

3️⃣ On essaie de regrouper tous les calls sur le même jour pour dédier tous les autres jours à de la réflexion et de l’opérationnel. Un cerveau post-réunion, c'est comme un ordi qui redémarre, il lui faut un petit moment pour être opérationnel (en l’occurrence, ici le cerveau a besoin de 25 min pour se reconcentrer entre deux interruptions).

4️⃣ On a créé des règles de base : chaque réunion a un agenda préparé à l'avance pour que tout le monde puisse cogiter avant de parler. Les réunions ne durent pas plus de 40 minutes car après, on perd le fil. Et toujours un résumé écrit ou en vidéo après.

5️⃣ Si, en lisant l’ordre du jour, on se rend compte qu’on n’a pas vraiment d’utilité à aller dans cette réunion, on est en droit de la décliner.

6️⃣ Si une réunion hebdomadaire n’est pas nécessaire cette fois-ci, on peut la supprimer. Ça arrangera tout le monde.

7️⃣ Si le sujet de la réunion peut être traité facilement à l’écrit, on supprime le call.

8️⃣ Placer les réunions quand notre énergie est au plus bas pour garder le pic de productivité pour ce qui compte vraiment.

💡Anecdote : on vient tout juste de décaler la réunion d’équipe du lundi 11 h au lundi 14 h suite à un sondage où toute l’équipe se sentait plus productive le matin.

🥊 L’écrit met KO la réunion

Chez Pimpant, 90% de nos échanges se font à l’écrit.

Pas parce qu’on n’aime pas voir nos faces à la caméra, mais parce qu’on a constaté les dégâts de l’oral dans nos expériences précédentes : les dégâts du téléphone et les dégâts du manque de communication.

Sans culture de l’écrit :

❌ Déperdition d’information.

❌ Pas de transparence pour les autres membres de l’équipe.

❌ Si pas assez d’information, pas de possibilité de bien faire son travail.

💥 À long terme, ça devient le zbeul !

Avec une forte culture de l’écrit :

👉 Meilleure circulation de l’information.

👉 Regain de temps dédié à la productivité.

👉 Organisation de réunions utiles et efficaces.

👉 Onboarding simplifié pour les nouveaux collaborateurs.

En pratique ça donne quoi ?

On n’a pas débarqué sur Slack en ayant une culture de l’écrit parfaitement huilée.

On s’est même pas mal plantés, mais comme d’habitude, on s’est améliorés.

Aujourd’hui, on a instauré quelques règles :

On se salue tous les matins et annonce notre départ à l’écrit, pour la bonne humeur.
On parle boulot uniquement dans les canaux publics, pour la transparence.
On organise nos messages (titre, intro, bullet points), pour la lisibilité.
On tague les personnes concernées par le message, pour les notifier.
On répond en thread (= sous le message rédigé, pas dans un nouveau message), pour fluidifier la conversation.
Chaque organisateur de call envoie en amont un objet du jour, pour savoir si notre présence est pertinente.
Chaque participant ajoute ses points 1h minimum avant le call, pour estimer et gérer le temps de la réunion.
On ne part pas de réunion sans “call to actions” attitrés, pour faire avancer le projet.
L’organisateur prend des notes, pour rendre accessible l’information à tous.
Toutes les notes et informations importantes sont centralisées sur Notion, pour partager nos connaissances.

Pour être honnête : OUI ce n’est pas toujours carré !

Quand on ne se voit pas pendant longtemps, quand une nouvelle personne arrive dans l’équipe, on voit la tornade arriver. Des infos importantes perdues dans des mp, des calls sans ordre du jour, des canaux qui ressemblent à MSN…

👉 Nos gestes barrières pour éviter une rechute :

Expliquer le fonctionnement dès l’onboarding.
Rédiger un guide contenant vos “10 commandements” pour une bonne communication à l’écrit.
Montrer l’exemple.
Dès qu’il y a un écart, rappeler la règle pour aider le collaborateur à l’intégrer.
Rappeler les règles à tous lors de la réunion d’équipe.

Pas de secret, c’est comme le sport ! Pour que ça devienne une habitude, il faut répéter les règles et les appliquer. Trust the process comme diraient les ricains.

👨‍🏫 Que retenir de cette édition ?

C’est comme un petit guide pour dire “non” aux réunions !

👨‍🏫 Repeat after me:

Non, je pense que je n’ai pas de valeur à apporter à ce call.

Non, je n’ai pas vu l’ordre du jour, je ne comprends pas l’objectif.

Non, on a déjà traité ces sujets à l’écrit, pas utile de refaire un call.

Non, aujourd’hui j’ai un gros sujet à tomber, je préfère me concentrer.

Si tu m’as lu jusqu’ici 👇

1️⃣ Merci la Team Papapillon ! Ça fait juste plaisir d’être lu, vous êtes plus de 10800 à explorer le futur du travail chaque semaine à mes côtés.

2️⃣ Si ce contenu vous plaît, n’hésitez pas à mettre un petit ❤️ juste en haut de cet article ! Ça nous aide à faire connaître notre culture du travail auprès d’autres entreprises qui pourraient l’adopter.

3️⃣ Si vous avez trouvé cette édition utile, partagez-là autour de vous. C’est ce qui m’aide à faire connaître notre vision du travail.

Laissez un commentaire.

Hâte de lire vos anecdotes sur la réunionite aïgue.

Allez c’est quoi votre dernière looooongue réunion ?

Attention c’est contagieux !

A mardi prochain,

Baptiste

Si quelqu’un vous a transféré cette édition de Papapillon et que vous voulez lire les prochaines :

📋 C’est quoi la suite ?

La semaine prochaine, je vous propose de découvrir l’expérience de Pierre, chez Pimpant, qui a quitté Paris grâce au 100% télétravail. Si c’est quelque chose qui vous trotte dans la tête, Pierre vous aidera peut-être à passer le cap ! 😉