10 règles d'or pour manager à distance

#8 - Élaborées avec soin depuis plus de 9 ans !

🤩 Ce que vous allez découvrir aujourd’hui :

• 🥇 Les 10 règles d’or pour manager une équipe à distance

• 🔎 Comment j’ai fait évoluer certaines règles entre Fizzer et Pimpant

• 💡 3 actions concrètes que vous pouvez tester avec votre équipe

⏳ Temps de lecture : 3 minutes

Si quelqu’un vous a transféré cette édition de Papapillon et que vous voulez lire les prochaines :

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Hello c’est Baptiste ! 👋 Comment ça va ? Voici votre équipement pour aujourd’hui : 👨‍🍳. Enfilez votre toque et votre meilleur tablier ! Alors non, je n’ai pas ouvert de chocolaterie mais je vous dévoile la meilleure recette pour réussir à manager une équipe à distance. Vous ne la trouverez nulle part ailleurs car je l’élabore avec soin depuis plus de 9 ans.

📜 Au menu : des ingrédients secrets, beaucoup de bienveillance, de bons moments et des convives ravis.

Vous avez votre ticket d’or ? Ok, on peut y aller !

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🎟 Je révèle ma recette secrète !

Quand on débute en remote pour la 1ère fois, ça fait toujours bizarre de se retrouver derrière un écran et de communiquer avec des avatars… ou des chats, tout dépend de la photo de profil choisie par votre collègue. 😂 Alors oui, gérer une équipe de personnes que l’on ne voit pas, ça peut donner quelques sueurs froides ! Mais quand on connaît les bonnes astuces, ça se passe super bien.

Votre 1ère réunion d’équipe en remote be like

Chez Fizzer comme chez Pimpant, on est passés de 4 à + de 20 employés en 100% télétravail, en un court laps de temps. En plus de 9 ans, on a testé pas mal de routines. On a essuyé les plâtres ! Des tests ont échoué, d’autres ont réussi et c’est comme ça que l’on a créé le management que l’on a aujourd’hui chez Pimpant.

Manager à distance, c’est un doux équilibre entre confiance, bienveillance et collaboration. Mais comme toute bonne recette, il ne suffit pas de connaître la base pour que le résultat soit réussi. La réussite réside dans les détails.

Voici mes 10 ingrédients secrets pour une équipe épanouie, unie et productive :

👉 1. Faire preuve de transparence.

Favoriser la transparence au sein de son entreprise, ça veut dire :

• Partager des feedbacks honnêtes. Qu’il s’agisse de complimenter un projet réalisé ou de souligner des pistes d’amélioration, c’est par le point de vue de l’autre qu’on enrichit son regard. Du coup, on n’hésite pas à être sincère et à partager son avis à ses collègues, sans langue de bois !

• Donner à son équipe de la visibilité sur la stratégie de l’entreprise : les défis des prochains mois, la stratégie à long terme... Après tout, chaque membre de l’équipe participe à mener à bien la mission de l’entreprise !

• Partager les chiffres-clés de l’entreprise. Les résultats globaux de l’entreprise, les résultats de chaque équipe etc. Plus votre équipe aura d’informations, plus elle pourra mesurer l’avancée des objectifs et réajuster la stratégie en continu. Chez Pimpant, on analyse nos données tous ensemble chaque semaine (CA, bouteilles en plastique à usage unique évitées, enfants sensibilités, revendeurs fidélisés…).

👉 2. Fédérer ses troupes autour d’objectifs communs.

Et ça fait partie de la pyramide de Maslow ! En donnant les moyens à votre équipe de réaliser ses objectifs, ça lui permet de cocher trois besoins de la pyramide d’un coup :

• Le besoin d’appartenance = je fais partie d’un groupe et on a une mission commune

• Le besoin d’estime = je sais que je contribue à mener à bien cette mission

• Le besoin d’accomplissement de soi = j’avance dans la mission, je me perfectionne

Ces objectifs, on peut les hiérarchiser :

1. La mission de l’entreprise : dans quel but a-t-elle été créée ? Qu’est-ce qui vous anime ?

2. L’objectif de l’entreprise pour le trimestre : acquérir 25 000 nouveaux clients, améliorer le réachat…

3. L’objectif d’une équipe : sensibiliser 2 000 enfants grâce aux Missions Plancton

👉 3. Fixer des rendez-vous réguliers.

Pour éviter le sentiment d’isolement, motiver l’équipe, prioriser, créer du lien. Se parler en visio, c’est primordial pour garder le bon cap chaque semaine.

Chez Pimpant, on s’inspire du style de management agile. Concrètement, chaque membre de l’équipe crée son “sprint de la semaine” avec son manager chaque lundi. C’est l’occasion de définir et de prioriser les objectifs de la semaine, et de mesurer la charge de travail de chacun ! Un sprint équilibré doit permettre à chaque personne de terminer sa to-do hebdomadaire sans souffrance, tout en ayant le sentiment d’avoir fait avancer les objectifs de l’entreprise.

👉 4. Célébrer les petites (et grandes) victoires.

Pour rester motivée sur le long terme, une équipe doit pouvoir sentir que ses actions ont du sens et un impact sur l’entreprise ! N’hésitez pas à célébrer les petites prouesses régulièrement. Il peut s’agir de clients satisfaits (ex : partager des screenshots des avis qui donnent le sourire), d’événements réussis, de la réception d’un nouveau produit dans les stocks etc.

👉 5. S’équiper des bons outils.

On est d’accord : le télétravail serait nettement moins supportable sans les outils collaboratifs qui vont avec ! Clairement, je n’imagine plus mon quotidien sans Slack ou Notion. Trouvez les outils qui vous conviennent pour : collaborer efficacement à l’écrit, discuter à l’oral, ranger les informations, mesurer les résultats…

👉 6. Se voir en équipe régulièrement.

Même les outils collaboratifs les plus poussés ne remplaceront jamais la joie d’un moment tous ensemble pour de vrai ! Chez Pimpant, on se réunit 4 fois par an, soit pour réfléchir sur des sujets importants, soit pour créer du lien (ex : escape game, balade, jeu du palet…)

👉 7. Se faire confiance.

Il n’existe aucune relation qui puisse marcher sans confiance. Ça vaut pour les relations familiales, amoureuses, amicales… et professionnelles. Le principal atout du télétravail, c’est la liberté qu’il apporte et le mode de vie flexible qu’il procure. Une équipe épanouie doit pouvoir voler de ses propres ailes, tester de nouvelles choses sans attendre 36 validations, organiser son emploi du temps comme elle l’entend. Bref, pouvoir se sentir responsable… et c’est le sujet du point suivant !

👉 8. Responsabiliser les collaborateurs.

Retour du côté de la pyramide de Maslow. Se sentir responsable, ça augmente l’estime de soi et ça fait progresser. On s’autorise à tester de nouvelles choses, on apprend à être rigoureux et à développer nos compétences respectives pour atteindre notre propre objectif. Quand on échoue, on apprend et quand on réussit, on se sent hyper fier et encore plus motivé à continuer. Bref, chacun doit pouvoir trouver sa place et se sentir important dans le projet !

👉 9. Favoriser le travail en équipe.

Naviguer dans le même bateau, mais regarder chacun dans son hublot. C’est ce qui arrive quand on ne favorise pas assez la collaboration inter-équipe et, il faut se l’avouer, ce n’est pas le plus simple quand on est tous chacun chez soi. Chez Pimpant, on n’est pas parfaits sur le sujet mais on essaie d’y remédier avec :

• les bons outils pour que chacun ait accès au même niveau d’information

• une forte culture de l’écrit dans les canaux publics, pour que les discussions soient ouvertes à tous

• la création de mini équipes pluridisciplinaires sur des sujets ponctuels ou à long terme.

👉 10. Cultiver un sentiment d’appartenance.

Rien de plus stimulant que le sentiment de faire partie d’une équipe soudée et ultra motivée ! C’est comme dans un sport d’équipe, chacun doit trouver sa place pour aider l’équipe à atteindre son objectif. Pour créer ce sentiment d’appartenance chez Pimpant, on a :

• définit une mission concrète dans laquelle on se reconnaît tous

• définit les valeurs qui nous réussissent et qui doivent faire partie des valeurs de chaque personne recrutée

• des objectifs communs hors CA que l’on suit toute l’année et qui contribuent à l’accomplissement de notre mission

• créé un univers fort, marqué par la couleur, le positif et l’humour

Et surtout, pour que chacun se sente faire partie du groupe, on prône une valeur fondamentale : la bienveillance.

Et voilà, vous êtes maintenant prêt à cuisiner la recette parfaite pour que votre équipe se sente guidée, motivée et épanouie ! 😎 Mais attention, ne foncez pas dans cette recette tête baissée… j’ai un conseil à partager avec vous juste après !

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🍫 Les ingrédients que j’ai modifiés entre Fizzer et Pimpant

De Fizzer à Pimpant, j’ai conservé 80% de ce que l’on avait mis en place. Mais ce qui est important de retenir, c’est qu’il n’y a pas de recette toute faite. À chaque équipe son management. Les besoins diffèrent en fonction de l’âge moyen, de la vie de famille, des métiers, des valeurs…

Ce qu’on a modifié :

• On se réunit en vrai 4 fois par an chez Pimpant, au lieu de 2 chez Fizzer. Vous le sentez quand l’équipe a envie de se voir : les réunions se rallongent, on sent qu’il y a moins d’engouement et d’énergie. Si vous décelez ça, c’est qu’il est temps de réunir la fine équipe ! Et même en présentiel, un escape game, une partie de pétanque, ça ne fait de mal à personne ! 😉

• Les “1-1” sont gérés par une seule personne chez Pimpant. Chez Fizzer, chaque manager réalisait les 1-1 de son équipe. Pourquoi ce changement ? On a réalisé que pour se détacher des discussions orientées travail, il fallait prendre de la hauteur avec une personne extérieure à l’équipe (ex : équipe produit, équipe marketing…) qui peut avoir une vision d’ensemble et avec laquelle on se sent plus à l’aise de parler de ses contraintes. Chez nous, c’est Karline qui rencontre chaque membre de l’équipe le jeudi.

• Chaque call possède son “leader”. Son rôle ?

  • Être gardien du temps pour que la réunion ne dépasse pas 40 minutes

  • Partager un objet du jour préalablement rempli sur Notion

  Pourquoi ? Avec la semaine de 4 jours (que l’on n’avait pas chez Fizzer), on s’est rendus compte qu’une grande partie de l’équipe perdait énormément de temps dans des réunions longues où l’on parlait de sujets variés qui auraient pu être traités à l’écrit.

Toutes ces optimisations, on ne les trouve pas un beau matin au réveil ! On s’en rend compte en communicant via des réunions individuelles, des discussions informelles, des sondages d’équipe. Quand on prône la transparence et la confiance, l’équipe se sent plus à l’aise de dire ce qui ne va pas et ça bénéficie à tout le monde. 🙂

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👩‍🍳 C’est à vous !

Vous managez une équipe ? Voici ce que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui :

1. 👥 Un “1-1”, un rendez-vous individuel avec chaque membre de votre équipe durant lequel vous parlez bien-être, organisation… mais pas de travail ! L’objectif : apprendre à vous connaître (personnalité, attentes…), partager de bons conseils, discuter des obstacles rencontrés. Fréquence : 1 semaine sur 2, même quand on pense ne rien avoir à se dire.

2. 👏 Des “praises”, autrement appelés “félicitations”. On a assez peu le réflexe de féliciter notre équipe pour ce qu’elle accomplit au quotidien. Pourtant, la reconnaissance est facteur de motivation et de bien-être, au travail et dans la vie tout court. Fixez-vous un objectif : montrez votre reconnaissance au moins une fois par semaine. Après, ça deviendra une habitude !

3. 🗒️ Un “sprint”, un call individuel ou en petite équipe de 15 min tous les lundis pour définir les priorités de la semaine. Il permet d’aborder des sujets plus précis et individuels qu’en grande réunion d’équipe. Lors de ce moment, on liste les sujets de la semaine et maximum 3 objectifs. Si les 3 objectifs sont remplis à la fin de la semaine mais pas les autres taches, ce n’est pas grave. Vous vous serez concentré sur ce qui apporte le plus de valeur. Les objectifs ne sont pas remplis ? On en discute en 1-1 pour trouver des pistes d’amélioration.

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📋 C’est quoi la suite ?

La semaine prochaine, je laisse ma place à Margaux, avec qui je travaille depuis plus de 4 ans. Elle est en remote depuis sa sortie d’études (après quelques années d’alternance). Que pense-t-elle de l’organisation que l’on a mise en place ? Qu’est-ce qui lui plaît, lui plaît moins après 4 ans de remote ? Elle vous donnera son avis, certifié 0 bullshit. Je ne connais pas le contenu de ce qu’elle dira, ce sera la surprise !

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